Cómo conciliar dos reportes de Excel con IA sin perder el control
Un método en cinco pasos para comparar dos archivos con ChatGPT o Claude, encontrar faltantes, duplicados y diferencias, y comprobar el resultado antes de usarlo.
Allember Palacios, PMP··3 min de lectura
Casi todas las áreas de una empresa concilian algo: el estado de cuenta del banco contra el auxiliar contable, las facturas del sistema contra las que llegaron por correo, el inventario físico contra el del sistema. Es un trabajo que se repite cada semana o cada mes, que se hace a mano y en el que un error pasa fácil.
La IA puede hacer buena parte de ese trabajo, siempre que se le pida bien y que una persona revise lo que entrega. Este es el método que usamos en el curso de IA aplicada a los negocios.
Antes de empezar: qué no debe compartir
Las herramientas de IA envían la información a servidores fuera de la empresa. Antes de subir un archivo:
Trabaje con una copia, nunca con el archivo original.
Quite o reemplace los datos personales que no hacen falta para conciliar: nombres de clientes, cédulas, números de cuenta completos.
Revise la política de su empresa sobre qué información puede salir de sus sistemas.
Para conciliar casi nunca hacen falta los nombres: basta con un código, una fecha y un monto.
Paso 1. Deje claro qué columna une los dos archivos
Una conciliación compara filas que deberían corresponderse. Para eso, los dos archivos necesitan una columna en común: número de factura, número de documento, referencia bancaria o código de producto.
Si esa columna no existe o viene escrita distinta en cada archivo (por ejemplo, "F-0012" en uno y "12" en el otro), pídale primero a la IA que la normalice, y revise unas cuantas filas antes de seguir.
Paso 1 · La columna que une los dos archivos
Formatos distintos
El sistema escribe las facturas como F-0012 y el banco como 12. La IA reescribe las referencias del banco con el formato del sistema. Después, 4 de los 5 pagos encuentran su factura; el pago 17 y la factura F-0016 quedan sin pareja.
A · facturas_sistema.xlsx
FacturaMonto
F-00121,250.00✓
F-0013980.00✓
F-00142,400.00✓
F-0015610.00✓
F-0015610.00✓
F-00161,775.00?
B · pagos_banco.xlsx
ReferenciaMonto
121,250.00✓
13980.00✓
142,200.00✓
15610.00✓
17450.00?
El sistema escribe F-0012; el banco, 12. Así no se pueden comparar.
Ejemplo con datos ficticios.
Paso 2. Pida la comparación con instrucciones completas
Una instrucción vaga como "compara estos dos archivos" da un resultado vago. Una instrucción útil tiene cuatro partes: el contexto, la tarea, el formato de salida y cómo se va a revisar.
Paso 2 · La instrucción, en cuatro partes
01Contexto
Adjunto el reporte de facturas del sistema (archivo A) y el listado de pagos recibidos del banco (archivo B), del mes de octubre.
02Tarea
Compara los dos archivos usando el número de factura. Identifica: facturas del archivo A sin pago en el archivo B; pagos del archivo B sin factura en el archivo A; facturas que aparecen más de una vez; y facturas donde el monto no coincide.
03Formato
Entrega una hoja nueva con las columnas número de factura, monto en A, monto en B, diferencia y observación. Una fila por caso.
04Revisión
Al final, indica cuántas filas tiene cada archivo y cuántas coincidieron sin diferencias, para que pueda comprobar los totales.
Cópiela y cambie el contexto por el de sus archivos. Sirve igual en ChatGPT y en Claude.
Guarde esa instrucción. El próximo mes solo cambia los archivos.
Paso 3. Pida una hoja de observaciones, no un archivo corregido
La IA no debe corregir los datos de origen. Su trabajo es señalar lo que no cuadra para que la persona responsable decida qué hacer con cada caso.
Por eso el resultado es una hoja aparte con las diferencias y una observación por fila. Los archivos originales quedan como estaban.
Paso 3 · La hoja de observaciones
Comparando
La IA compara los dos archivos y entrega una hoja aparte con 4 observaciones: F-0014, monto distinto; F-0015, duplicada en a; F-0016, sin pago; F-0017, pago sin factura. La suma de las diferencias es 2,135.00. Los archivos A y B no se modifican.
A · facturas_sistema.xlsx · sin cambiosB · pagos_banco.xlsx · sin cambios
observaciones_octubre.xlsx
Hoja nueva
FacturaMonto en AMonto en BDiferenciaObservación
F-00142,400.002,200.00200.00Monto distinto
F-0015610.00—610.00Duplicada en A
F-00161,775.00—1,775.00Sin pago
F-0017—450.00-450.00Pago sin factura
Suma2,135.00
La IA señala lo que no cuadra; la persona responsable decide qué hacer con cada caso.
Ejemplo con datos ficticios.
Paso 4. Compruebe el resultado contra la fuente
Este paso no se salta. Antes de usar la hoja de observaciones:
Cuadre los conteos. Las filas que coincidieron más las que tienen observaciones deben sumar el total de cada archivo.
Cuadre los montos. El total del archivo A menos el total del archivo B debe ser igual a la suma de las diferencias reportadas.
Revise una muestra. Busque a mano tres o cuatro casos de la hoja en los archivos originales y confirme que la observación es correcta.
Paso 4 · Cuadrar antes de usar
0 de 3 cuadres
Tres comprobaciones: el archivo A tiene 6 filas, 3 sin diferencias y 3 con observación. El archivo B tiene 5, 3 y 2. El total de A, 7,625.00, menos el de B, 5,490.00, da 2,135.00, igual a la suma de diferencias de la hoja.
Filas del archivo A
6 = 3 sin diferencias + 3 con observación
Filas del archivo B
5 = 3 sin diferencias + 2 con observación
Montos
7,625.00 − 5,490.00 = 2,135.00
Igual a la suma de diferencias: 2,135.00
Si algún cuadre falla, la hoja no se usa: se revisa primero la columna del paso 1.
Ejemplo con datos ficticios.
Si algo no cuadra, pídale a la IA que explique cómo llegó a ese resultado. Muchas veces el problema está en el paso 1: una columna que no se normalizó bien.
Paso 5. Deje el proceso documentado
Una conciliación que solo una persona sabe hacer es un riesgo. Al terminar, deje por escrito:
de dónde salen los dos archivos y cómo se descargan;
la instrucción completa que usó;
las comprobaciones del paso 4.
Con eso, cualquier persona del área puede repetir la conciliación el mes siguiente, y el resultado se puede auditar.
¿Y si se repite todas las semanas?
Cuando la conciliación es frecuente y los archivos siempre llegan con el mismo formato, el siguiente paso es automatizarla: que los archivos se descarguen solos, que la comparación corra en un día y una hora fijos y que la hoja de observaciones llegue al correo del responsable para su revisión.
Eso ya no es un uso puntual de ChatGPT o Claude, sino un proceso automatizado con controles. Es el tipo de trabajo que hacemos en la consultoría de automatización de procesos.
